Hotelbeds sin iCal: sincroniza sus reservas con Airbnb y Booking.com

Hotelbeds (HBX Group) no ofrece un enlace iCal a los alojamientos. Sus reservas llegan por e-mail y al Partner Portal, y su disponibilidad solo se cambia en el Partner Portal o mediante un channel manager conectado. Por eso una reserva de Hotelbeds no bloquea tus fechas en Airbnb ni en Booking.com, y una reserva de Airbnb no cierra Hotelbeds.

Por qué provoca sobreventas

Las casas de huéspedes y los hoteles pequeños suelen vender sus habitaciones en Hotelbeds con un cupo: Hotelbeds puede vender en cualquier momento una habitación que aún aparece disponible, sin preguntarte. Si esa habitación se reservó en Booking.com una hora antes, tienes dos huéspedes para una habitación.

Copiar a mano cada e-mail de Hotelbeds en tus otros calendarios funciona… hasta el día en que estás de viaje, durmiendo u ocupado en la recepción.

Convertir los e-mails de Hotelbeds en reservas

iCalSync lee las notificaciones que envía Hotelbeds (New Booking, Modification, Cancellation, desde reconfirmations@hotelbeds.com) y convierte cada una en una estancia en la habitación correcta:

1. Da a Hotelbeds tu dirección de iCalSync. En el Partner Portal, abre Property info → Contacts y añádela como contacto de reservas. O configura un reenvío automático de los e-mails de Hotelbeds desde tu propio correo.
2. Introduce tu código de hotel Hotelbeds (el número que sigue a /hotel/ en el enlace del Partner Portal de cualquier e-mail de reserva). Se rellena solo con el primer e-mail.
3. Vincula cada tipo de habitación de Hotelbeds a tus habitaciones, por ejemplo «DOUBLE / room double Standard» a tus cuatro habitaciones dobles. Una reserva va a la primera de ellas libre en todas sus noches.

A partir de ahí, una reserva nueva aparece en el planning y sale en tus enlaces de exportación: Airbnb, Booking.com y Expedia cierran esas fechas por sí solos. Una modificación mueve la estancia (Hotelbeds vuelve a enviar la reserva completa); una cancelación libera la habitación en todas partes. Si ya no queda ninguna habitación de ese tipo, la estancia se crea igualmente y se marca de inmediato como reserva duplicada.

El otro sentido: cerrar Hotelbeds

Ninguna herramienta iCal puede escribir en Hotelbeds: solo puede hacerlo un channel manager conectado. Lo que hace iCalSync es avisarte exactamente de cuándo actuar. En cuanto todas las habitaciones de tu casa están ocupadas en algunas noches, recibes una alerta de «completo», y otra cuando una habitación vuelve a quedar libre. En el Partner Portal, Inventory → Bulk Actions → Availability permite fijar de una vez el número de habitaciones aún a la venta en esas fechas.

Lo que nunca se guarda

Hotelbeds no incluye datos de tarjeta en sus e-mails: los datos de la tarjeta virtual (VCC) solo aparecen en el Partner Portal. iCalSync guarda lo que necesita para el planning (referencia, titular, fechas, habitaciones, régimen, huéspedes) y borra el propio e-mail a los 30 días. Tus reservas de Hotelbeds se pueden exportar a Excel en cualquier momento, con su referencia.

Hotelbeds y HBX Group son marcas de sus propietarios. iCalSync es una herramienta independiente, sin vínculo con ellos.