← Tous les guides

Hotelbeds sans iCal : synchroniser ses réservations avec Airbnb et Booking

Hotelbeds n'envoie ses réservations que par e-mail : les mettre automatiquement dans votre planning, bloquer les autres plateformes et savoir quand fermer Hotelbeds.

FR ES EN

Hotelbeds (HBX Group) ne fournit pas de lien iCal aux hébergements. Ses réservations arrivent par e-mail et dans le Partner Portal, et sa disponibilité ne se modifie que dans le Partner Portal ou par un channel manager connecté. Une réservation Hotelbeds ne bloque donc pas vos dates sur Airbnb ou Booking.com, et une réservation Airbnb ne ferme pas Hotelbeds.

Pourquoi cela crée des surréservations

Les maisons d’hôtes et les petits hôtels vendent souvent leurs chambres Hotelbeds en allotement : Hotelbeds peut vendre à tout moment une chambre encore affichée disponible, sans vous demander. Si cette chambre a été réservée sur Booking.com une heure plus tôt, vous avez deux voyageurs pour une chambre.

Recopier chaque e-mail Hotelbeds à la main dans vos autres calendriers fonctionne… jusqu’au jour où vous êtes en déplacement, endormi ou occupé à la réception.

Transformer les e-mails Hotelbeds en réservations

iCalSync lit les notifications envoyées par Hotelbeds (New Booking, Modification, Cancellation, depuis reconfirmations@hotelbeds.com) et transforme chacune en séjour dans la bonne chambre :

Donnez à Hotelbeds votre adresse iCalSync. Dans le Partner Portal, ouvrez Property info → Contacts et ajoutez-la comme contact réservations. Ou créez un transfert automatique des e-mails Hotelbeds depuis votre propre messagerie.
Saisissez votre code hôtel Hotelbeds (le nombre après /hotel/ dans le lien du Partner Portal de n’importe quel e-mail de réservation). Il se remplit tout seul avec le premier e-mail.
Reliez chaque type de chambre Hotelbeds à vos chambres, par exemple « DOUBLE / room double Standard » à vos quatre chambres doubles. Une réservation va dans la première d’entre elles libre sur toutes ses nuits.

Dès lors, une nouvelle réservation apparaît dans le planning et part dans vos liens d’export : Airbnb, Booking.com et Expedia ferment ces dates d’eux-mêmes. Une modification déplace le séjour (Hotelbeds renvoie la réservation complète) ; une annulation libère la chambre partout. S’il ne reste plus aucune chambre de ce type, le séjour est quand même créé et signalé tout de suite comme double réservation.

L’autre sens : fermer Hotelbeds

Aucun outil iCal ne peut écrire dans Hotelbeds : seul un channel manager connecté le peut. iCalSync vous dit en revanche exactement quand agir. Dès que toutes les chambres de votre maison sont prises sur certaines nuits, vous recevez une alerte « complet », puis une autre quand une chambre se libère. Dans le Partner Portal, Inventory → Bulk Actions → Availability permet de régler en une fois le nombre de chambres encore en vente sur ces dates.

Ce qui n’est jamais conservé

Hotelbeds ne met aucune donnée de carte dans ses e-mails : les coordonnées de la carte virtuelle (VCC) ne s’affichent que dans le Partner Portal. iCalSync garde ce qui sert au planning (référence, titulaire, dates, chambres, pension, voyageurs) et supprime l’e-mail lui-même après 30 jours. Vos réservations Hotelbeds s’exportent dans Excel à tout moment, avec leur référence.

Hotelbeds et HBX Group sont des marques de leurs propriétaires. iCalSync est un outil indépendant, sans lien avec eux.

Questions fréquentes

Hotelbeds propose-t-il un lien iCal ?

Pas aux hébergements qui gèrent eux-mêmes leur disponibilité : les réservations Hotelbeds arrivent par e-mail et dans le Partner Portal, et la disponibilité se modifie dans le Partner Portal ou par un channel manager connecté.

iCalSync peut-il fermer mes chambres sur Hotelbeds automatiquement ?

Non. Seul un channel manager connecté à Hotelbeds peut modifier sa disponibilité. iCalSync bloque automatiquement les autres plateformes et vous alerte quand votre établissement est complet, pour que vous sachiez quand modifier la disponibilité dans le Partner Portal.

Que se passe-t-il quand Hotelbeds modifie ou annule une réservation ?

Hotelbeds envoie un nouvel e-mail. Une modification remplace le séjour par la réservation telle qu'elle est désormais (dates et nombre de chambres), en gardant les chambres déjà attribuées si elles sont encore libres ; une annulation libère toutes les chambres et rouvre les dates sur les autres plateformes.

iCalSync lit-il la carte virtuelle Hotelbeds ?

Non. Hotelbeds ne met pas les coordonnées de carte dans ses e-mails : elles ne sont disponibles que dans le Partner Portal.